Vacatures

Ambtelijk Secretaris Gemeente parttime

Doel van de functie: Uitvoeren van werkzaamheden op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied, zodanig dat de ARWI, binnen de gestelde kaders, optimaal wordt ondersteund. De ARWI is een onafhankelijk adviesorgaan. Met de informatie die binnen de ARWI behandeld wordt, dient de AS vertrouwelijk om te gaan. Onderstaand de taken en werkzaamheden: Correspondentie Verzorgen van de inkomende en uitgaande correspondentie, bijvoorbeeld: Inkomend:

Verwerken van contactformulieren die via de site binnenkomen en deze doorzetten naar betreffende ARWI leden, Registreren van ontvangen stukken voor archivering Uitgaand: Verzendklaar maken en verzenden namens de ARWI van brieven, verslagen en andere in concept aangeleverde stukken; Opstellen of redigeren van standaard correspondentie Documentatie, verslaglegging en redactiewerk Zorgen voor correcte en tijdige documentatie en verslaglegging van de formele A

RWI-vergaderingen met de gemeente. Deze vinden 6 maal per jaar plaats. Hiertoe zal de AS: Op aanwijzing van de voorzitter de concept-agenda opstellen en zorgen voor verzending van de vergaderstukken; De vergaderingen notuleren en in concept notulen uitwerken; De voortgang van gemaakte afspraken in en besluitenlijsten van de vergaderingen bewaken. Zorgen voor het uitwerken en redigeren van de adviezen van de A

RWI, zoals besproken in de informele vergaderingen en in mails van betreffende ARWI-leden onder woorden zijn gebracht. Hiertoe: Nodigt de ARWI - indien gewenst - haar Ambtelijk Secretaris (AS) uit voor haar (twee)wekelijks informele overleg op donderdagochtend; Bij het verwoorden van de samenvatting is de AS aanwezig zodat deze genotuleerd kan worden; Betreffende mails worden de AS toegestuurd De A

S werkt deze samenvatting verder uit tot een conceptadvies; De verantwoordelijke leden van de ARWI redigeren dit concept tot een definitief advies De AS verzorgt de verzending van het definitieve advies naar gemeente. Administratief Beheren/toegankelijk houden van het archief van de ARWI en op verzoek verzamelen en verstrekken van documentatie en informatie; Budget/begroting: bijhouden in hoeverre het A

RWI-budget over een betreffend jaar is gebruikt en het afhandelen van betaling van facturen; opstellen van een concept begroting; Ondersteunen van ARWI-leden bij kostendeclaraties. Jaarverslag Opstellen van een concept-jaarverslag aan de hand van een bestaand format, up-to-date financiƫle gegevens en de notulen van de ARWI-vergaderingen; Verzenden van dit concept-jaarverslag naar de ARWI-leden; Verwerken van opmerkingen en aanvullingen van individuele A

RWI-leden; Schakelen met de voorzitter of het/de daarvoor aangewezen ARWI-lid/-leden voor de definitieve tekst; Agenderen van het jaarverslag op vergadering met gemeente; Overige organisatorische ondersteuning In samenspraak met de contactambtenaar van gemeente coƶrdineren van de planning van de gemeente (bijv. uit de beleidscyclus) zodat de ARWI in een vroegtijdig stadium kan worden betrokken; Ondersteuning bij incidentele verzoeken, zoals het zoeken van relevante opleidingen; Beheren van het telefoonnummer van de

ARWI binnen een van tevoren bepaald tijdslot; Voorbereiden van vergaderingen, voor wat betreft informatieverstrekking en verzorgen van de uitnodigingen; Ondersteunen bij het inrichten van spreekuren en het organiseren van een jaarlijkse bijeenkomst voor de tweede schil (kennisleveranciers) en derde schil (Klankbordgroep); Kortsluiten van het contact met de Tweede schil en de Klankbordgroep;

Regelen van het benodigde logistieke proces (vergaderfaciliteiten, hulpmiddelen, e.d.). Betreft hier een baan voor 4 uur per week (parttime) voor de duur van minimaal 1 jaar met kans op verlenging.

USG People The Netherlands

  • Bussum
  • Parttime
  • HBO
  • 2700 - 2700 p/m