Management Assistant Director of Operations bij USG People The Netherlands

Ben je gedreven, flexibel en positief ingesteld? Functioneer je het best in een dynamische en internationale werkomgeving? Word je niet gek als veel zaken ad hoc moeten worden geregeld, maar krijg je daar juist energie van? Dan ontmoeten wij je graag! Als Management Assistant van de Director of Operations vervul je een cruciale rol bij het soepel laten verlopen van alle operationele processen. Je werkt in een team met 4 collega MA's en bent samen verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van de directie, de wetenschappelijke staf en de support staf. Je functie bestaat o.m. uit: Outlook: beheer agenda en mail van directie en divisie leiders Meetings: organiseren en voorbereiden vergaderingen, workshops, evenementen, promoties en andere bijeenkomsten; catering; notuleren en uitsturen communicatie Reizen: boeken, goedkeuren in financieel systeem en declareren voor divisie leiders HR: ondersteuning bij aanstellingen, verlengingen en vacatures; fungeren als contactpersoon nieuwe medewerkers; huisvesting regelen via DUWO; inkoop werkplek artikelen; afstemming International Office/HR/EWI/TNW; ondersteuning benoemingsadvies commissie; planning en rapportages R&O cyclus Basware Alusta: bestellingen plaatsen en goedkeuren voor divisie leiders, aanmaken inkooporders en status in de gaten houden Time enterprise: urenregistratie TIM bijhouden voor divisie leiders, aanspreekpunt zijn voor Finance i.v.m. maandelijkse urenregistratie divisie leiders en groepen Spil: voor iedereen fungeren als het centrale QuTech aanspreekpunt, informatie verstrekken en contacten onderhouden met mensen binnen en buiten TUD (pers, subsidieverstrekkers, andere instellingen etc.) Studenten: contactpersoon zijn voor promovendi, postdocs, Bachelor en Master studenten plus stagiaires; zorgen voor een vlotte en correcte afhandeling van aanstellingen; samenstellen evaluatie commissies en beheer formulierenstroom Ondersteuning Director of Operations, Communicatie en Safety