Management Assistent bij USG People The Netherlands

Bij directie Dienstverlenen, afdeling Leiding en Staf Den Haag, team Secretariaat, is een functie vrijgekomen voor Managementondersteuner (schaal 7). Het betreft hier een tijdelijke functie voor de duur van een jaar voor 36 uur verdeeld over 5 werkdagen. Als managementondersteuner geef je secretariële ondersteuning aan de MT-leden. De managementondersteuners kunnen elkaars achtervang zijn. Je vormt als het ware de ‘toegangspoort’ tot de MT-leden voor de interne organisatie en partijen buiten de organisatie. Je beheert de agenda van de MT-leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Je zet verzoeken tot annotaties voor de verschillende overleggen uit bij de betrokken adviseurs. Daarnaast beheer je de mailbox van de MT-leden en behandel je de inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maak daarvan eventueel samenvattingen voor de MT-leden. Je bewaakt de voortgang en afdoening van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Je signaleert knelpunten en draagt hiervoor verbeteringen aan. Je beantwoordt de telefoon, verstrekt inhoudelijke informatie over de stand van zaken van de in behandeling zijnde onderwerpen en je verwijst zo nodig door naar de medewerker die het onderwerp in behandeling heeft. Je verzorgt de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken. Je zet de stukken voor de overleggen van de MT-leden klaar in het administratieve systeem (iBABS). Je handelt reisaanvragen en –declaraties af voor de MT-leden. Je werkt samen met de stafadviseurs en de overige managementondersteuners aan het uitvoeren van algemene directie-ondersteunende werkzaamheden. Activiteiten kennis van secretarieel beheer en reguliere secretarieel-administratieve procedures en voorschriften kennis van reguliere documentatie- en archiveringstechnieken inzicht in de functionele verhoudingen binnen de organisatie en bekendheid met de aard van de werkzaamheden binnen het aandachtsgebied vaardigheid in het ontvangen en te woord staan van medewerkers en derden vaardigheid in het verzamelen en aanleveren van eenduidige gegevens en eenvoudige overzichten vaardigheid in het secretarieel (administratief) beheer