Directiesecretaresse bij USG People The Netherlands

Ben jij de ondersteuner die wij zoeken? Houd je van korte lijnen? En kun jij jezelf goed staande houden? Dan zijn wij op zoek naar jou! Je gaat de directeur fiscaal-juridische zaken ondersteunen / ontzorgen; in de breedste zin van het woord. Als haar rechterhand pak je proactief allerlei organisatorische en coördinerende taken op. Ook zorg je er samen met je collega’s voor dat alle correspondentie van het fiscaal-juridische team tijdig en foutloos de deur uitgaat. Je hebt hierbij een uitvoerende rol, maar je neemt ook the lead als het gaat om het coördineren van werkzaamheden, het monitoren van de voortgang, het bewaken van de kwaliteit, etc. In jouw rol als directiesecretaresse verzorg je het agenda- en mailboxbeheer van de directeur en je fungeert in- en extern als eerste aanspreekpunt. Je schat hierbij zelf de relevantie en prioriteit van vragen en afspraken in (en natuurlijk ben je altijd klantgericht). Je zorgt er samen met je collega’s voor dat alle P&O-werkzaamheden ten behoeve van de interne organisatie tijdig en correct worden uitgevoerd. Daarnaast bied je secretariële en organisatorische ondersteuning ten behoeve van in- en externe bijeenkomsten/overleggen, cursussen, (vaktechnische) nieuwsbrieven. Je bewaakt procedures en deadlines en je houdt in de gaten dat onze directeur tijdig over de benodigde stukken beschikt. Je maakt en bewaakt aan- en afwezigheidsoverzichten en vakantieplanningen. Je verzorgt attenties en bijeenkomsten voor klanten, relaties en medewerkers. Je controleert inkoopfacturen. Je zorgt voor correcte archivering van documenten (digitaal en fysiek).